Контроль над ресурсами

Источник: Издательство Business Life, №7(62), Август, 2012 Автор: Таиров Рустам

Статья: Контроль над ресурсами

В чем суть инвентаризации?

Инвентаризация (от лат. inventarium — нахожу, обнаруживаю) – это практические действия по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества компании с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Значение физической инвентаризации можно рассматривать с точки зрения интересов различных пользователей информации, полученной во время инвентаризации. Например:

Собственников и руководителей компаний, с точки зрения оценки реального состояния бизнеса, а также действий менеджеров компании;
Финансовых служб компаний, с точки зрения правильности стоимости учета запасов и отражения их в отчетности;
Служб логистики, с точки зрения повышения эффективности управления запасами;
Служб внутреннего аудита и безопасности, с точки зрения тестирования системы внутреннего контроля над запасами, и так далее.

С какими проблемами сталкиваются компании при проведении физической инвентаризации?

С точки зрения практической реализации, инвентаризация для компаний, имеющих значительный объем запасов – сложный и трудоемкий процесс, зачастую выбивающий компанию из нормального рабочего ритма. Как правило, для проведения физической инвентаризации необходимо задействовать значительные трудовые ресурсы, в том числе и во внеурочное время. Это время административного персонала, который вместо своих прямых обязанностей должен выполнять несвойственные ему функции, значения которых он не всегда до конца понимает.

Основываясь на нашем опыте, накопленном при наблюдении над инвентаризацией в рамках аудиторских процедур и при оказании услуг по организации и проведении инвентаризации, можно констатировать, что часто инвентаризация, проводимая компаниями своими силами, не достигает поставленных целей, а иногда и усугубляет проблемы компании в области управления запасами.

К одним из основных причин таких ситуаций можно отнести, «человеческий фактор», отсутствие у компаний четких процедур по проведению инвентаризации и неподготовленность к проведению инвентаризации, а также непонимание цели ее проведения.

Значение человеческого фактора часто недооценивается руководством компании. Инвентаризация, это не редко довольно тяжелые физические нагрузки, работа в сложных и непривычных для работников условиях. Все это, зачастую вызывает у работников протест и, как следствие, тихий саботаж процесса. Представьте себе состояние специалиста административного аппарата, который вместо того, чтобы выполнять свои непосредственные функции (ответственность за которые с него никто не снимал), должен на солнцепеке или наоборот в холодном складе, осматривать, сортировать и пересчитывать, тысячи деталей.

Не удивительно, что, часто процесс подсчета сводится к формальному проставлению галочек в соответствующих графах, при взаимном согласии материально-ответственных лиц и лиц, назначенных для проведения инвентаризации. В такой «инвентаризации» не только нет смысла, но и могут быть негативные последствия. Кроме бесполезных затрат, понесенных на организацию такой инвентаризации, в результате небрежного подхода, в системе учета могут быть искажены правильные данные. Также, нужно понимать, что в некоторых случаях, специалисты компании могут быть просто не заинтересованы в установлении истины.

То есть, процедура, которая призванная улучшить учет, вместо этого может его исказить и привести к убыткам?

Совершенно верно. На нашей практике имели место случаи, когда компании, из года в год проводившие инвентаризацию собственными силами и подходящие к этой процедуре формально, при первом же привлечении для проведения инвентаризации независимой компании были вынуждены признать факт частичной утраты контроля над запасами и фиксировать значительные убытки.

Например, искажения в учете могут привести к таким негативным последствиям как: непредвиденное отсутствие нужных запасов или образование избыточных запасов («связанный» капитал), нарушение или невозможность сроков выполнения заказов и другие.

Также, необходимо учитывать, что убытки, вызванные утратой запасов (хищения, порча, моральное и физическое устаревание, разукомплектование и другие) при невозможности взыскания потерь с ответственных лиц, списываются за счет чистой прибыли компании. При этом, стоимость потерь не ограничивается себестоимостью утраченных запасов. Простой расчет может иллюстрировать экономические последствия утраты запасов. Так, для компенсации потери запасов на сумму 1 миллион тенге, компания, имеющая норму рентабельности в 10 %, должна обеспечить дополнительную выручку в 10 миллионов тенге. Это не считая дополнительных затрат на поиск и поставку недостающих запасов и риск утраты репутации надежного поставщика.

Особую актуальность данному вопросу придают вопросы оптимизации затрат в кризисные для компаний периоды. Нередко приходится наблюдать как компании, стремящиеся к сокращению издержек, идут по пути сокращения различных статей затрат, но склад при этом, остается островком неразберихи и бесхозяйственности.

По нашему мнению, это происходит потому, что принять управленческие решения по оптимизации складских запасов руководству компаний сложней, часто из-за отсутствия достоверной информации. Недаром, существует выражение, что «склад – это место, где службы снабжения хранят свои ошибки».Правильно организованная и проведенная инвентаризация может послужить эффективным инструментом на пути оптимизации запасов и сокращению издержек склада.

В чем преимущество проведения инвентаризации независимыми специалистами?

Для достижения наилучших результатов при проведении инвентаризации лучше обратиться к независимым специалистам. Независимая инвентаризация позволяет избежать всех указанных выше проблем, возникающих при проведении инвентаризации своими силами. И основным преимуществом привлечения сторонней компании является ее независимость и беспристрастность. Ответственность привлеченной компании за результаты инвентаризации, сроки и объемы ее проведения, реализуется в рамках гражданско-правовых отношений. Компания, специализирующаяся на оказании данных услуг, как правило, имеет опыт в различных отраслях и сферах бизнеса, наработанные схемы и методики, знает, как правильно подготовить, провести и оформить результаты инвентаризации.

Необходимо добавить, что привлечение независимых специалистов для проведения инвентаризации – это эффективное средство профилактики хищений и других злоупотреблений со стороны ответственных работников организаций, так как появляется понимание, что злоупотребления могут быть выявлены при проведении независимой инвентаризации.

Результатом независимой инвентаризации являются не только точные данные подсчета и оценки состояния запасов, но и оценка состояния системы внутреннего контроля над запасами, пробелы в учетной системе. Экономический эффект для компании, привлекающей для проведения инвентаризации независимых специалистов, выражен, конечно, в первую очередь, в получении точных данных о запасах и беспристрастной оценке состояния складского учета, что необходимо для принятия управленческих решений, а также и в прямой экономии внутренних ресурсов, используемых при проведении инвентаризации собственными силами.