Готовность к налоговой проверке

Автор - Рустам Таиров

Источник: Издательство Business Life, Октябрь, 2016

Не следуйте за не думающими о последствиях (Алонсо Арджуна)

В названии данной статьи заложен основной ее контекст. Речь идет не об одномоментных специальных мероприятиях, предваряющих налоговую проверку, а о создании системы, формирующей высокий уровень готовности компании к налоговой проверке в любой момент времени. В настоящей статье приводятся только некоторые моменты, которым, при всей очевидности, на практике не всегда уделяется должное внимание. Реализация этих вопросов значительно снижает риск негативных последствий налоговой проверки и усиливает позицию компании, в случае обжалования ее результатов.

Нормативная база компании

Тщательная регламентация учетных операций является основой для корректного ведения налогового учета. Здесь подразумевается внутренняя нормативная база компании, создание которой, как показывает практика, часто основано на формальном подходе.

К таким регламентным документам относится, в частности, Налоговая учетная политика, которая определяет совокупность принципов и правил организации, способов ведения налогового учета, с целью формирования в налоговом учете и налоговой отчетности максимально полной, объективной и достоверной информации. Налоговый учет базируется на данных бухгалтерского учета. Также, налоговое законодательство Республики Казахстан (РК), по многим аспектам налогообложения, отсылает к международным стандартам финансовой отчетности и законодательству РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности. Соответственно, финансовую учетную политику также можно отнести к базовому документу для целей налогообложения. Количество и состав прочих регламентов тем шире, чем сложнее деятельность компании. Важно донести содержание данных регламентов до всех ответственных лиц компании, к числу которых, как правило, относятся не только работники налоговой (бухгалтерской) службы. К основным целям создания регламентной базы можно отнести:

минимизация рисков произвольной интерпретации фактов финансово-хозяйственной деятельности компаний, со стороны налоговых органов с целью доначисления налогов;
преемственность и последовательность применения учетных принципов от периода к периоду, в том числе при ротации кадров (при своевременной актуализации регламентов, по мере внесения изменений и дополнений в законодательство РК и изменений в деятельности компании);
исключение фактов принятия решений ответственными специалистами компании на основе информации «с потолка».

Документирование

Уровень документирования операций определяет степень надежности доказательной базы для целей налогового контроля. Например, только документально подтвержденные расходы могут быть включены в состав налоговых вычетов для целей исчисления корпоративного подоходного налога. Не редкость ситуация, когда компания несет значительные убытки вследствие отсутствия должного уровня документального обеспечения операций или утраты документов, причиной которых часто является обычная небрежность.

Защитой от возникновения таких ситуаций является разработка системы документооборота компании на комплексном уровне. Под комплексностью понимается разработка сквозной системы документооборота, охватывающей весь цикл операций от их инициирования до включения их результатов в налоговую отчетность. На практике, нередко, налоговая (бухгалтерская) служба компании пребывает в информационном вакууме. За формирование налоговой отчетности несет ответственность налоговая (бухгалтерская) служба компании. Но, показатели, принимаемые для исчисления налоговых обязательств, формируются практически во всех подразделениях компании (финансы, производство, маркетинг, кадры, склад и другие). И чем сложнее деятельность компании, тем выше уровень этой взаимосвязи. Таким образом, эффективная система документооборота, формирующая надежную доказательную базу для целей налогового контроля, не замыкается внутри налоговой (бухгалтерской) службы, а интегрируется с системой документооборота компании, включая все ее подразделения в той части насколько это необходимо.

Ахиллесовой пятой многих компаний, при производстве налоговых проверок, является отсутствие системы архивирования документов. То есть, документы не систематизированы таким образом, чтобы обеспечить быстрый поиск и доступ к ним по запросам контролирующих органов, с соблюдением соответствия хронологической последовательности бухгалтерским записям, в разрезе налоговых периодов. Неспособность обнаружить и представить для налогового контроля необходимый документ в ответственный момент, практически неизбежно влечет негативные налоговые последствия. Причем, порядок сохранения документов, требуемых для налогового контроля, должен быть определен для всех подразделений компании. Во избежание недоразумений, документация, подлежащая предъявлению к налоговой проверке в соответствии с требованиями законодательства РК, должна быть отделена от прочей информации, носящей коммерческий характер и формируемой исключительно для управленческих целей. Сверка с контрагентами компании должна носить системный характер, с целью своевременного выявления разрывов в проведении операций в учете и с целью контроля над поступлением документов.

Координация

Часто встречающимся фактором, приводящим к негативным последствиям, являются действия должностных лиц компании в авральном режиме, непосредственно в период проведения налоговой проверки. Такие действия заведомо настраивают проверяющих на негативное восприятие и ожидание выявления нарушений. Налоговая проверка осуществляется в определенные сроки и требует выделения определенных ресурсов компании. Это проект, для реализации которого заранее должен быть разработан бизнес-процесс, устанавливающий четкий алгоритм действий, коммуникации и координацию всех вовлеченных в него должностных лиц компании. Например, контроль над соблюдением всех установленных процессуальных норм со стороны налоговых органов должен осуществляться юристом компании, начиная с момента вручения уведомления. Также, целесообразно закрепить в бизнес-процессе такие вопросы как:

определение состава документации, подлежащей предъявлению для налогового контроля в обязательном порядке, с доведением до всех ответственных лиц компании;
определение порядка предоставления документации;
назначение должностного лица, ответственного за коммуникации между всеми должностными лицами компании и проверяющими лицами, и прочие.

Консультанты

Налоговая проверка, инициированная самой компанией, с привлечением независимых консультантов, является самым лучшим тестом на готовность к налоговой проверке со стороны контролирующих органов. Масштаб такой проверки и ее периодичность определяются компанией по согласованию с налоговым консультантом. Безусловно, такая проверка должна быть ориентирована на выявление наиболее существенных налоговых рисков, носящих системный характер. По результатам проверки, компания имеет возможность устранить выявленные риски до проверки со стороны налоговых органов. При этом, экономическая эффективность выражается не только в способности избежать штрафных санкций, но зачастую и в выявлении скрытых налоговых резервов компании.

Аутсорсинг

Еще одной формой минимизации рисков является передача функций налоговой (бухгалтерской) службы специализированной организации. Многие из озвученных в данной статье вопросов могут быть реализованы в рамках предмета договора аутсорсинга. Ответственность, возникающая при налоговой проверке за реализацию установленных функций, может быть закреплена за специализированной организацией в рамках гражданско-правовых отношений, в том числе, в части административной ответственности. Это также может минимизировать риски возникновения оснований для применения уголовной ответственности в отношении должностных лиц компании, в случае доначисления налогов из-за разной интерпретации норм налогового законодательства РК.